Ψηφιακό δελτίο αποστολής: Τέλος η απλή καταγραφή σε αρχείο – Τι αλλάζει για τις επιχειρήσεις ενόψει του 2027

Υποχρεωτική έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής προβλέπει η απόφαση Α.1233/2026 της ΑΑΔΕ για επιχειρήσεις που παραλαμβάνουν εμπορεύματα χωρίς παραστατικό διακίνησης ή με διαφορετικές ποσότητες από εκείνες που αναγράφονται στο παραστατικό, στο πλαίσιο της προετοιμασίας για την υποχρεωτική εφαρμογή της Β1 φάσης του ψηφιακού δελτίου αποστολής από την 1η Ιανουαρίου 2027.

Υποχρεωτικό δελτίο στις παραλαβές χωρίς παραστατικό

Οι επιχειρήσεις που παραλαμβάνουν εμπορεύματα από πρόσωπο το οποίο εξαιρείται από την έκδοση παραστατικού διακίνησης θα πρέπει να εκδίδουν Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής. Η ίδια υποχρέωση ισχύει όταν ο προμηθευτής αρνείται να εκδώσει το σχετικό παραστατικό ή παραλείπει να το εκδώσει. Με τη νέα ρύθμιση, ο παραλήπτης δεν θα περιορίζεται στην απλή καταχώριση των στοιχείων σε αρχείο. Η παραλαβή θα αποτυπώνεται με την έκδοση του προβλεπόμενου ψηφιακού παραστατικού, ώστε να καταγράφονται με τυπικό τρόπο τα εμπορεύματα που εισήλθαν στην επιχείρηση και οι σχετικές ποσότητες. Η αλλαγή περιλαμβάνεται στην απόφαση Α.1233/2026, η οποία καθορίζει το πλαίσιο για τις παραλαβές, τις επιστροφές και τις μεταφορτώσεις στο σύστημα του ψηφιακού δελτίου αποστολής.

Τι ισχύει όταν υπάρχουν διαφορές στις ποσότητες

Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής απαιτείται και όταν η ποσότητα των εμπορευμάτων που παραδόθηκαν είναι διαφορετική από την ποσότητα που αναγράφεται στο παραστατικό διακίνησης. Η διαφορά μπορεί να αφορά τόσο πλεόνασμα όσο και έλλειμμα κατά την παραλαβή. Ο παραλήπτης καταγράφει ψηφιακά την απόκλιση. Εφόσον ο αποστολέας αποδέχεται τη διαφορά, εκδίδει και διαβιβάζει το σχετικό δελτίο, προκειμένου να αποτυπωθεί σωστά η μεταβολή στα δικά του αποθέματα. Με τον τρόπο αυτό, η ποσότητα που παραλήφθηκε και η ποσότητα που εξακολουθεί να εμφανίζεται στα αποθέματα του αποστολέα συνδέονται με τα αντίστοιχα ψηφιακά δεδομένα. Οι ρυθμίσεις καλύπτουν και τις περιπτώσεις μερικών παραδόσεων. Σε αυτές, τα δελτία αποστολής και τα δελτία ποσοτικής παραλαβής συσχετίζονται με τα αντίστοιχα χρεωστικά ή πιστωτικά παραστατικά. Η συσχέτιση επιτρέπει να συνδέονται οι ποσότητες που πράγματι διακινήθηκαν με την τιμολόγηση των εμπορευμάτων. Το ίδιο ισχύει και στις επιστροφές. Τα παραστατικά διακίνησης και τα δελτία ποσοτικής παραλαβής συνδέονται με τα αντίστοιχα χρεωστικά ή πιστωτικά παραστατικά, ώστε να υπάρχει ενιαία απεικόνιση της διακίνησης, της επιστροφής και της οικονομικής συναλλαγής.

Εξαιρέσεις για φυσικές αποκλίσεις και εσωτερικές μετακινήσεις

Η απόφαση προβλέπει εξαίρεση για διαφορές που οφείλονται αποκλειστικά σε συνθήκες μέτρησης ή σε φυσικά φαινόμενα. Σε αυτή την κατηγορία εντάσσονται η υγρασία, η εξάτμιση, η θερμική διαστολή και άλλες αντίστοιχες συνθήκες που μπορούν να επηρεάσουν την καταγεγραμμένη ποσότητα. Για τις συγκεκριμένες αποκλίσεις δεν απαιτείται η έκδοση δελτίου αποκλίσεων, υπό την προϋπόθεση ότι συνεχίζει να τιμολογείται η ποσότητα που είχε αρχικά αποσταλεί. Η εξαίρεση συνδέεται, επομένως, με τη διατήρηση της αρχικής ποσότητας ως βάσης για την τιμολόγηση. Αντίστοιχη πρόβλεψη υπάρχει για πλεονάσματα και ελλείμματα που εμφανίζονται κατά τις μετακινήσεις εμπορευμάτων μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης. Και σε αυτές τις περιπτώσεις δεν απαιτείται δελτίο αποκλίσεων όταν η διαφορά εντάσσεται στο προβλεπόμενο πλαίσιο των εσωτερικών μετακινήσεων.

Η προθεσμία των 15 ημερών για τις τεχνικές αλλαγές

Η Α.1233/2026 επιτρέπει την επικαιροποίηση των πεδίων και των τιμών τους, όταν αυτό απαιτείται για λειτουργικούς ή τεχνικούς λόγους. Οι αλλαγές πραγματοποιούνται με βάση την τεχνική τεκμηρίωση που αναρτά η ΑΑΔΕ. Η συμμόρφωση των επιχειρήσεων με κάθε νέα τεχνική αλλαγή καθίσταται υποχρεωτική μέσα σε 15 ημέρες από την ημερομηνία κατά την οποία η αλλαγή τίθεται σε παραγωγική λειτουργία. Η έναρξη της προθεσμίας δεν υπολογίζεται από την ημερομηνία δημοσίευσης της τεχνικής τεκμηρίωσης, αλλά από την ενεργοποίηση της συγκεκριμένης αλλαγής στο σύστημα της ΑΑΔΕ. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να προσαρμόζουν τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν, ώστε τα στοιχεία και οι τιμές των πεδίων να ανταποκρίνονται στις εκάστοτε τεχνικές προδιαγραφές. Η υποχρέωση αφορά κάθε αλλαγή που ενεργοποιείται σε παραγωγικό περιβάλλον και όχι μόνο τις αρχικές προδιαγραφές του ψηφιακού δελτίου αποστολής.

Το νέο όριο των 24 ωρών στις μεταφορτώσεις

Στις μεταφορτώσεις, το προηγούμενο όριο της «ίδιας ημέρας» αντικαθίσταται από χρονικό διάστημα 24 ωρών. Η προθεσμία αρχίζει να υπολογίζεται από την έναρξη της διακίνησης. Όταν η μεταφόρτωση σε εγκατάσταση επιχείρησης διαρκεί περισσότερο από 24 ώρες, η επιχείρηση καταγράφεται ως μεταφορέας. Η καταγραφή γίνεται μέσω σάρωσης του QR ή με άλλο τεχνικό τρόπο που προβλέπεται στο σύστημα. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται έκδοση νέου παραστατικού διακίνησης. Η ρύθμιση αποσαφηνίζει τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείται η μεταφόρτωση όταν δεν ολοκληρώνεται εντός του ίδιου ημερολογιακού διαστήματος. Κρίσιμο στοιχείο για την εφαρμογή του κανόνα είναι η συμπλήρωση των 24 ωρών από την έναρξη της διακίνησης.

Υποχρεωτική η Β1 φάση από την 1η Ιανουαρίου 2027

Από την 1η Ιανουαρίου 2027 καθίσταται υποχρεωτική η Β1 φάση του ψηφιακού δελτίου αποστολής. Η φάση αυτή περιλαμβάνει την ψηφιακή παρακολούθηση των φορτώσεων, των μεταφορτώσεων και των παραλαβών. Παράλληλα, προβλέπεται η διαβίβαση των δεδομένων που προκύπτουν από τον ποσοτικό έλεγχο. Με τον τρόπο αυτό, το σύστημα θα καταγράφει ψηφιακά όχι μόνο την έκδοση και τη διακίνηση των παραστατικών, αλλά και τις ποσότητες που παραδόθηκαν, παραλήφθηκαν ή παρουσίασαν απόκλιση. Το χρονοδιάγραμμα της Β1 φάσης έχει καθοριστεί με την απόφαση Α.1198/2026. Οι νέες προβλέψεις για τα δελτία ποσοτικής παραλαβής, τις αποκλίσεις και τις μεταφορτώσεις εντάσσονται στο ίδιο πλαίσιο προετοιμασίας για την πλήρη λειτουργία του ψηφιακού συστήματος. Το επόμενο στάδιο προβλέπεται από την 1η Ιανουαρίου 2028. Τότε καθίσταται υποχρεωτική η διαβίβαση των δεδομένων της ενιαίας κωδικοποίησης των ειδών, με βάση τη Συνδυασμένη Ονοματολογία.