Ψηφιακά τιμολόγια: «Αδειάζει η κλεψύδρα» της ΑΑΔΕ για 1,3 εκατ. επιχειρήσεις – Ποιες είναι οι δύο επιλογές

Προθεσμία έως τις 30 Σεπτεμβρίου έχουν επιχειρήσεις, ελεύθεροι επαγγελματίες και αγρότες που δεν έχουν ακόμη ενταχθεί στο νέο καθεστώς, ώστε να αποφασίσουν και να δηλώσουν στην ΑΑΔΕ με ποιον τρόπο θα εκδίδουν από εδώ και πέρα τα ψηφιακά τιμολόγια. Για περίπου 1,3 εκατ. υπόχρεους, «αδειάζει η κλεψύδρα»: η μετάβαση δεν είναι πλέον ένα γενικό πλάνο ψηφιοποίησης, αλλά μια συγκεκριμένη υποχρέωση με σαφές χρονοδιάγραμμα, τεχνικές απαιτήσεις και φορολογικές συνέπειες για όσους καθυστερήσουν.

Η επέκταση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης γίνεται σταδιακά. Η ΑΑΔΕ έχει ήδη ενεργοποιήσει το καθεστώς από τις 2 Μαρτίου για τις επιχειρήσεις που εμφάνισαν ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ στη δήλωση φορολογίας εισοδήματος του 2023. Για τις υπόλοιπες, το ορόσημο είναι η 1η Οκτωβρίου 2026, ημερομηνία από την οποία τα τιμολόγια στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) θα εκδίδονται ψηφιακά, θα διαβιβάζονται αυτόματα στο myDATA και θα λαμβάνουν Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (ΜΑΡΚ).

Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, το διάστημα έως το τέλος Σεπτεμβρίου είναι ουσιαστικά «παράθυρο προετοιμασίας»: προσαρμογή διαδικασιών, επιλογή λύσης, πιθανή αναβάθμιση λογισμικού και, κυρίως, υποβολή της απαιτούμενης δήλωσης στην ΑΑΔΕ. Όσο πιο έγκαιρα γίνει αυτό, τόσο λιγότερες θα είναι οι πιθανότητες να προκύψουν αστοχίες στην καθημερινή λειτουργία, ειδικά σε περιόδους αυξημένου όγκου συναλλαγών.

Ψηφιακά τιμολόγια: οι δύο επιλογές που πρέπει να δηλωθούν στην ΑΑΔΕ

Οι υπόχρεοι έχουν δύο βασικές διαδρομές για να εκδίδουν ψηφιακά τιμολόγια, με δυνατότητα μάλιστα συνδυασμού λύσεων, εφόσον εξυπηρετεί τη λειτουργία τους.

1) Πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η πρώτη επιλογή είναι η συνεργασία με πιστοποιημένο/αδειοδοτημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Σε αυτό το μοντέλο, η επιχείρηση συνάπτει σύμβαση με πάροχο και τα παραστατικά:

– εκδίδονται και αυθεντικοποιούνται μέσω της υποδομής του παρόχου,
– αποστέλλονται στην ΑΑΔΕ και διαβιβάζονται στο myDATA,
– ακολουθούν την προβλεπόμενη ροή για την απόδοση ΜΑΡΚ.

Σημαντικό πρακτικό σημείο: η δήλωση έναρξης υποβάλλεται κατά κανόνα από τον ίδιο τον πάροχο. Στη συνέχεια, η επιχείρηση ενημερώνεται μέσα από τον λογαριασμό της στο myAADE και καλείται να αποδεχθεί ή να απορρίψει τη δήλωση. Αν δεν υπάρξει ενέργεια εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας, η δήλωση θεωρείται αποδεκτή. Αυτό σημαίνει ότι απαιτείται τακτική παρακολούθηση των ειδοποιήσεων, ώστε να μην «τρέξουν» διαδικασίες χωρίς να έχει γίνει εσωτερικός έλεγχος.

Η λύση παρόχου ταιριάζει συχνά σε επιχειρήσεις με μεγαλύτερο όγκο τιμολογήσεων ή με ανάγκη αυτοματοποίησης, διασυνδέσεων και πιο σύνθετων ροών εγκρίσεων.

2) Οι δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ (timologio και myDATAapp)

Η δεύτερη επιλογή είναι η χρήση των δωρεάν εφαρμογών της ΑΑΔΕ, που επιτρέπουν έκδοση και διαβίβαση ψηφιακών τιμολογίων χωρίς κόστος παρόχου:

– timologio, που χρησιμοποιείται από υπολογιστή,
– myDATAapp, που δίνει τη δυνατότητα έκδοσης παραστατικών από κινητό ή άλλη φορητή συσκευή.

Η δωρεάν λύση απευθύνεται κυρίως σε ατομικές και μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένο αριθμό συναλλαγών, οι οποίες δεν χρειάζονται εκτεταμένες λειτουργίες εμπορικής διαχείρισης. Παρ’ όλα αυτά, δεν αποκλείεται να εξυπηρετήσει και μεγαλύτερους υπόχρεους σε συγκεκριμένα σενάρια (π.χ. συμπληρωματικά για επιτόπιες εκδόσεις ή έκτακτες περιπτώσεις).

Επιτρέπεται η χρήση περισσότερων του ενός παρόχων, όπως και ο συνδυασμός παρόχου με τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ, αρκεί να υπάρχει σωστή οργάνωση ώστε να αποφεύγονται διπλοεγγραφές, λάθη στη σειρά παραστατικών ή ασυνέπειες στα δεδομένα.

Γιατί το ERP δεν αρκεί από μόνο του

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι επιχειρήσεις που σήμερα εκδίδουν τιμολόγια αποκλειστικά μέσω εμπορικού ή λογιστικού προγράμματος (ERP). Το ERP μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιείται για την εμπορική και λογιστική διαχείριση, όμως δεν αποτελεί από μόνο του αποδεκτό κανάλι για την έκδοση ψηφιακών τιμολογίων. Πρακτικά, για να καλυφθεί η υποχρέωση, απαιτείται είτε:

– σύνδεση του ERP με πιστοποιημένο πάροχο, είτε
– χρήση των εφαρμογών της ΑΑΔΕ.

Διαφορετικό καθεστώς ισχύει για τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης, όπου επιτρέπεται η απευθείας διαβίβαση μέσω κατάλληλα διασυνδεδεμένου ERP, εφόσον πληρούνται οι τεχνικές προδιαγραφές.

Πόσοι έχουν προχωρήσει και τι δείχνουν τα στοιχεία

Με βάση τα στοιχεία που εμφανίζει η ΑΑΔΕ, περίπου 591.000 επιχειρήσεις έχουν ήδη διαβιβάσει συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων είτε μέσω παρόχου είτε μέσω του timologio. Ωστόσο, όσες έχουν υποβάλει τη σχετική δήλωση ανέρχονται σε περίπου 142.000. Η απόκλιση αυτή είναι ενδεικτική: μεγάλο κομμάτι της αγοράς μπορεί να έχει κάνει δοκιμές ή να έχει πραγματοποιήσει μεμονωμένες διαβιβάσεις, χωρίς όμως να έχει ολοκληρώσει τη βασική, τυπική προϋπόθεση που «κλειδώνει» τη μετάβαση.

Ποιοι κερδίζουν χρόνο με τη μεταβατική περίοδο

Η 1η Οκτωβρίου 2026 είναι η επίσημη ημερομηνία έναρξης της υποχρέωσης για τις υπόλοιπες επιχειρήσεις, αλλά δεν σημαίνει ότι όλοι θα εγκαταλείψουν υποχρεωτικά τα παλαιά συστήματα την ίδια ημέρα. Έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026 θα επιτρέπεται παράλληλη χρήση των προηγούμενων τρόπων έκδοσης, αλλά μόνο για όσους έχουν υποβάλει εμπρόθεσμα:

– είτε δήλωση έναρξης μέσω παρόχου,
– είτε δήλωση χρήσης του timologio,

με ημερομηνία ενεργοποίησης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου. Όποιος δεν έχει δηλώσει εγκαίρως το κανάλι έκδοσης, δεν καλύπτεται από τη μεταβατική περίοδο και μένει εκτεθειμένος από την πρώτη ημέρα εφαρμογής.

Από την 1η Ιανουαρίου 2027, η ηλεκτρονική έκδοση εφαρμόζεται πλήρως, χωρίς παράλληλη χρήση χειρόγραφων τιμολογίων ή άλλων μη πιστοποιημένων τρόπων. Η μη έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου αντιμετωπίζεται φορολογικά ως μη έκδοση παραστατικού, ενεργοποιώντας τις κυρώσεις που προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας.

Παράλληλα, από τις 12 Οκτωβρίου διευρύνεται η υποχρεωτική χρήση των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης: θα εκδίδονται πριν από την έναρξη μεταφοράς των εμπορευμάτων και θα φέρουν QR Code, ώστε τα στοιχεία της διακίνησης να είναι διαθέσιμα ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ.

Το συμπέρασμα είναι σαφές: τα ψηφιακά τιμολόγια περνούν από το στάδιο της επιλογής στο στάδιο της υποχρεωτικής εφαρμογής. Όσοι αξιοποιήσουν έγκαιρα το διάστημα έως τις 30 Σεπτεμβρίου για να επιλέξουν λύση, να δηλώσουν σωστά το κανάλι τους και να οργανώσουν τις εσωτερικές ροές, θα μπουν στη νέα εποχή με λιγότερους κινδύνους, λιγότερες εκπλήξεις και σαφώς καλύτερο έλεγχο της καθημερινής τιμολόγησης.